|
June 25, 2018
|

10 fatores que você deve analisar antes de contratar um sistema de gestão

Se a sua empresa decidiu que está mais do que na hora de modernizar processos e otimizar o aproveitamento dos recursos internos usando algum tipo de sistema, então você está com sorte! Totalcross e a Gestão Click trás pra vocÊ este artigo para te servir como guia!

Existe uma infinidade de softwares de gestão ao alcance da sua empresa no mercado. Encontrar aquele que realmente se adequa às necessidades da sua empresa pode ser um desafio daqueles! Para te ajudar nesse processo, nossa equipe reuniu 10 pontos a considerar antes da contratação de qualquer sistema de gestão.

A relação você confere a seguir:

#1. Conheça as necessidades reais da sua empresa

Se a sua empresa não possuir clareza sobre o que busca em um sistema, será difícil encontrar a melhor solução em software de gestão. Definir o que se espera do sistema é a melhor forma de evitar arrependimentos futuros.

Pense na utilização prática do sistema no dia a dia do seu negócio: quantos funcionários devem ter acesso liberado ao sistema? Quais as funcionalidades adicionais que fazem mais sentido para a realidade da empresa?

Imagine que a sua empresa opera majoritariamente no modelo B2B, ou seja, em venda direta para outras companhias: nesse caso, o recurso de módulo PDV para venda balcão pode não ser um tão importante quanto um módulo emissor de notas fiscais ou uma ferramenta para controle de estoques.

#2. Avalie a reputação da empresa provedora do sistema de gestão

Conhecer a empresa provedora / desenvolvedora do sistema de gestão online é tão importante quanto conhecer as ferramentas que serão oferecidas por cada sistema e como cada uma delas vai ao encontro das reais necessidades do seu negócio

Afinal, você não vai confiar os dados do controle financeiros da sua empresa, bem como os contatos de clientes e fornecedores, a qualquer um, não é mesmo?

Uma pesquisa rápida na própria Internet vai permitir que você identifique empresas que estão em crescimento no mercado, e que terão a possibilidade de oferecer recursos mais numerosos e modernos à sua empresa. Da mesma forma, é possível encontrar resenhas, comentários e avaliações de outros empreendedores que já são usuários desses sistemas na rede.

Tomando tais precauções, você se sentirá muito mais confortável ao decidir confiar neste ou naquele sistema de gestão.

#3. Analise os investimentos necessários para a instalação do sistema

Da mesma forma que é possível encontrar uma grande diversidade de sistemas e fornecedores, também é possível encontrar uma certa diferença nos valores praticados. A oscilação de valores tem muito a ver com a quantidade de recursos disponibilizada ao usuário final, com o suporte oferecido e com o tipo de sistema escolhido.

Se a sua empresa optar pela contratação de uma empresa especializada no desenvolvimento de softwares para que seja criado um sistema único e exclusivo para a sua empresa, que será instalado em servidores próprios da sua empresa, o custo certamente será maior – assim como a dificuldade em obter suporte posteriormente.

Por outro lado, opções de software hospedados na nuvem, como é o caso do GestãoClick, saem bem mais em conta: é possível trabalhar com mensalidades com valores que acompanham as funcionalidades do pacote contratado, sem se preocupar com a aquisição e manutenção de hardware específico para hospedar o seu sistema.

#4. Recursos para segurança da informação disponibilizados pelo software

Além de mais barata, a opção pela hospedagem na Nuvem traz ainda outros benefícios quanto à segurança dos dados da sua empresa: para além do aparato de segurança física dos servidores hospedeiros, é disponibilizada toda uma estrutura para segurança da informação, com firewalls, políticas de backup e outros recursos.

Indiferente do modelo de hospedagem, físico ou na Nuvem, vale a pena sempre perguntar à empresa provedora do sistema sobre os recursos para segurança dos seus dados que serão disponibilizados.

#5. Disponibilidade de suporte do software

Antes de adquirir qualquer sistema de gestão, não deixe de questionar o vendedor sobre a política de suporte ao usuário da empresa. E isso porque, como qualquer cliente sabe, é sempre mais fácil encontrar o vendedor do que conseguir ser atendido pela equipe de help-desk.

Priorize os sistemas que oferecem múltiplos canais de atendimento (contato telefônico, Whatsapp, email, chat nativo do próprio sistema, e outros) e que cobrem um maior período de tempo (o ideal é o suporte 24/7, afinal nada pior do que ter a sua produção parada por falta de contato com a empresa provedora do sistema, não é mesmo?).

#6. O software de gestão é mobile-friendly?

Mobile-friendly ou responsivo é o sistema que se adequa às plataformas móveis, operando sem problemas em smartphones, tablets e outros dispositivos. Novamente, vale se questionar sobre quais serão os reais usos do sistema na sua empresa.

Para um funcionário, vendedor ou gestor que trabalha remotamente, um sistema responsivo vai permitir o acesso às funcionalidades como controle de estoques, emissão de notas ou até relatórios gerenciais mesmo à distância, garantindo que o trabalho não seja interrompido quando não estiverem no escritório.

A sua empresa ganha em mobilidade, otimizando o tempo da equipe e aumentado a sua produtividade.

#7. Analise a interface do sistema: ela é intuitiva e user-friendly?

Se você chegou até aqui, é provável que já possua um leque restrito de opções para aquisição ou contratação do software de gestão para a sua empresa. O próximo passo é pensar na adaptação do sistema à rotina da sua empresa.

Peça ao vendedor uma demonstração da interface do software e avalie: ela é simples e fácil de entender? A tela é limpa e as informações são claras e rapidamente localizáveis pela sua equipe?

Lembre-se que muito mais importante do que a estética do sistema é o seu design voltado para o usuário: afinal, você não quer que a sua equipe perca tempo e vendas “à caça” de informações no sistema, certo?

Por isso, descarte os sistemas cujas interfaces não sejam intuitivas e user-friendly. Se possível, pergunte qual a política de treinamento para novos clientes oferecida pela empresa provedora do software.

#8. Quais as atualizações ou upgrades que o sistema possibilita?

Averigue se há a possibilidade de começar com uma versão do sistema e ir acrescentando módulos extras conforme a sua empresa sentir que há essa necessidade. Um software modular, que cresce junto com a sua empresa, é a melhor forma de evitar que a sua empresa se veja “engessada” por um sistema que não se adequa às suas necessidades.

E, como você deve ter clareza, é o sistema quem deve se adequar à realidade da sua empresa, e nunca o contrário!

#9. O custo-benefício

Estamos chegando quase ao final da nossa lista! O que significa que você já teve a oportunidade de conhecer a fundo os sistemas disponíveis no mercado com perfil mais próximo ao da sua empresa. Agora sim é a hora certa de avaliar a relação custo-benefício dos softwares restantes no páreo.

Nossa dica é: procure empresas que ofereçam planos mensais. Que garantam a liberdade de migração de software para a sua empresa. Afinal, quando a empresa é boa de verdade, ela não precisa te amarrar por contrato, certo?

#10. Período gratuito de testes

Por fim, mas não menos importante: peça ao representante da empresa de software gerencial que providencie o que for necessário para que a sua empresa possa experimentar o sistema antes de se decidir em definitivo. Se possível, gratuitamente.

Durante o período de testes, converse com os membros da sua equipe e obtenha um feedback sobre a adaptabilidade do sistema à empresa. E, igualmente, da equipe ao software. De posse dessas informações, temos certeza de que você estará pronto para tomar uma decisão da qual não irá se arrepender!

Boa sorte!

Comments

More articles

Como transformar um website em aplicativo?

November 14, 2018

É possível instalar aplicativos Android no Windows?

November 9, 2018

10 dicas de como criar um aplicativo para todas as plataformas

October 24, 2018

6 aplicativos Android que você precisar ter no seu celular

October 17, 2018